+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как подшить трудовую книжку в архив

Как подшить трудовую книжку в архив

Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Положения п.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Передаем документы кадровой службы в архив

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов. Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье.

На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив.

К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве. Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот.

В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом. Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.

Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет. Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство — весьма сложные процессы.

Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления. Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства. Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря года. Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов.

Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение. Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.

Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия.

Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений. Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием по каким бы то ни было причинам , то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации.

А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия. Документы, подлежащие прошивке : В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц. Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться. Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов.

Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают. В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения. В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально.

Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид.

На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано. После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка.

Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя. Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись.

Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи. Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала штук.

Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив. В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до листов. В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки.

В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола. Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы. При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь. В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета.

После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается. Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания. Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.

Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе. Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет. На некоторых предприятиях используются специальную машинку — брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки.

Следующий этап подготовки документов — их нумерация. Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора. Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны. При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком. Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол. После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы.

Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись. При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия. После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.

После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги. Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой.

В этом случае допускается использование дырокола. Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы. При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку. Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.

По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела.

Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации. Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку. Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела. Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии.

О бумаге subscribers.

Как подшить трудовую книжку в архив

Регистрация Вход. Ответы Mail. Вопросы - лидеры. Документы на квартиру 1 ставка.

Просмотр полной версии : Учет трудовых книжек в архиве. Помогите, пожалуйста.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника согласно ст. Бланки трудовой книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством РФ предусмотрен особый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Такие правила предусмотрены следующими нормативными правовыми актами:. Согласно п. Обязанность по обеспечению сохранности трудовых книжек в случае неполучения последних работником возлагается на работодателя.

Как правильно подшивать документы?

Просмотр полной версии : Учет трудовых книжек в архиве. Помогите, пожалуйста. Какова форма описи для невостребованных трудовых книжек? Если она стандартная, то что ставить в графе "Крайние даты"? Как поставлять количество листов? Нумеруются ли они? Составляется ли заверительная запись на каждую трудовую книжку? Как систематизировать трудовые книжки? По алфавиту или как?

Как оформлять выдачу их владельцу? Заранее спасибо:. Для начала хочу обратить Ваше внимание. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно. Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.

Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам В Основных правилах работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. Приведенный Andrew первый пример оторван от реальности. Практичнее будет включать трудовые книжки в конец описи по личному составу или составлять отдельную опись по алфавиту. Зачем нужны годы увольнения в ликвидированной организации что назывется не пришей кобыле хвост.

Естественно трудовая книжка не прошивается и не нумеруется графа количество листов сама собой отпадает. Оформление выбытия дела стандартное как для любого другого архивного дела. Тогда будьте добры, ответьте на вопрос, от какого момента Вы отсчитываете срок хранения этих документов, и на каком основании :D.

Тогда будьте добры, ответьте на вопрос, от какого момента Вы отсчитываете срок хранения этих документов, и на каком основании :D Да с момента ликвидации организации. На том простом основании, что есть реальность и с ней приходится считаться. Правда если ваш архив соответствуют стереотипам обывателей - пыль, тишина, медленно двигающиеся старушки-архивистки, тоска и безделье - тогда да, безусловно, можно посидеть и поубивать время, выясняя года увольнения владельцев трудовых книжек. Да с момента ликвидации организации.

Ну что же - тем самым Вы удлиняете срок хранения документов. Если документов этих немного, а место есть - приём допустимый. Но в иных обстоятельствах так поступать неправильно. Чисто для информации отмечу, что этот приём сейчас, строго говоря, незаконен: данные документы содержат персональные данные, и должны уничтожаться сразу же после завершения их обработки то есть по истечении установленного перечнем срока хранения, который отсчитывается с момента увольнения.

Маловероятно, конечно, что кто-то нажалуется. Правда если ваш архив соответствуют стереотипам обывателей - пыль, тишина, медленно двигающиеся старушки-архивистки, тоска и безделье - тогда да, безусловно, можно посидеть и поубивать время, выясняя года увольнения владельцев трудовых книжек По этой же логике, все документы проще хранить вечно. Зачем тратить время на экспертизу ценности, ведь это работа для высокооплачиваемых профессионалов? А так архив будет складом, где смогут работать технические специалисты без архивного образования.

По этой же логике, все документы проще хранить вечно. Это чистой воды передергивание. Речь конкретно о трудовых книжках и все. Пароварка Засучиваете рукава и начинаете лопатить приказы об увольнении и личные карточки, пытаясь найте вожделенную дату. Получается, что конкретных правил или методических рекомендаций по учету трудовых книжек в архиве - нет? Значит будем своими силами осваивать учет :. Значит будем своими силами осваивать учет : интересная тема.

Тоже хотела поделиться: в моей работе когда я пришла , я "откопала" в хранилище очень разных и много невостребованных документов, среди них и св-ва о рождении, и тр. Порой по ним даже интересно наблюдать эволюцию бумаги и вообще материала. Я подозревала что эти документы вряд ли уволенных работников, так как наше учреждение учебное, то склонялась и склоняюсь что это бывших студентов выпускников или отчисленных.

А пока, я сделала из них каталог по алфавиту сделала базу в эл. Вопрос сейчас меня заинтересовал лишь в том, что срок хранения изменился, я уже была готова списать те, которых срок истек спустя 50 лет, а теперь Но и это уже истекло к моей радости , а так как по ним нет других "дел" или сведений я решила ориентироваться на дату этих документов.

Для того, чтобы люди расписывались за них, когда забирать будут. Так как расписки обычно - девать некуда. В электронном виде тоже вношу. А в Украине данной категории документы по личному составу невосстребованные Ничего не теряется, источники комплектования свободны от "претензий" вдруг вспомнивших и запросивших И там очередь на ответы на соц-прав запросы иногда доходит до 1 года!!!

Уважаемая Нонна, а что в Питере отсутствуют системы автоматизации при работе с обращениями граждан и автоматического формирования ответов на запросы?

Поделитесь, пожалуйста, информацией о порядке и ходе взаимодействия. Поверьте, очень и очень любопытно Потому как в "столице" несколько иная инфа насчет Питера, особенно того, что касается причин объединения ряда архивов. И кого наказали. Срок ответа гражданину 30 дней максимум плюс еще 30 в исключительных случиях.

Уважаемый SDrokov Это как? Робот встал пошел просмотрел десятки дел, пролистал сотни листов и вуаля выдал махом ответ. Где такие роботы продаются. Перевод: zCarot.

О хранении трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника согласно ст. Бланки трудовой книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством РФ предусмотрен особый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Такие правила предусмотрены следующими нормативными правовыми актами:. Согласно п. Обязанность по обеспечению сохранности трудовых книжек в случае неполучения последних работником возлагается на работодателя. Приказом либо распоряжением ответственность за организацию хранения и учета трудовых книжек возлагается работодателем на специально уполномоченное лицо.

Может возникнуть ситуация, когда организация прекратила своё существование была реорганизована или ликвидирована, в том числе в случае банкротства. Куда направляется архив трудовых книжек в этом случае? Если работник, а равно и наследники умершего работника надлежащим образом не получили или не смогли получить по объективным причинам трудовую книжку, то указанные лица могут обратиться с заявлением о получении трудовой книжки из архива к работодателю, а работодатель в свою очередь должен выдать данный документ.

Если же организация, в которой работал работник, не существует, то для получения трудовой книжки из архива он может обратиться с соответствующим запросом в Многофункциональный центр предоставления государственных услуг о востребовании данных документов из архивного учреждения. Используется для индексации зарплаты. Используется для расчёта отдельных показателей. Трансфертное ценообразование в сделках с европейскими компаниями.

Задавать вопросы и отвечать на них могут только зарегистрированные пользователи. Авторизуйтесь или Зарегистрируйтесь. Журнал и сервисы для бухгалтеров. Подписаться на журнал. Получить демодоступ к журналу. Связаться с нами. Форум для бухгалтера:. Подписывайтесь на наш канал в Я ндекс. Срочных дел для бухгалтера нет.

Застрявшие за рубежом станут налоговыми резидентами РФ в особом порядке. Коронавирусное тестирование: отвечаем на учетные вопросы. Послушать новости для бухгалтера. Заполнение строк , , 6-НДФЛ. Формы отчетности: какие применять по налогам и взносам. Новый бухгалтерский семинар от Издательства. Фиксированные взносы ИП - ИП-упрощенцам разрешили платить меньше взносов. Нельзя просто взять и потратить наличку, возвращенную в кассу подотчетником. Правила выдачи больничных обновили. Перечень дополнительных реквизитов кассового чека откорректирован.

Скоро вступают в силу новые правила зачета налоговой переплаты. Справка о состоянии расчетов с бюджетом: кое-что новенькое. СЗВ-ТД и электронные трудовые книжки: главное за 5 минут. НДФЛ с процентов по вкладам: кто сколько заплатит. С наступлением года все вмененщики исчезнут Калькулятор отпускных в году. Калькулятор пеней по налогам и страховым взносам.

Вакансии для бухгалтера. Оформить подписку Оформить подписку на журнал Заказать книги издательства Подписаться на новостную рассылку.

Сообщить свое мнение О чем хотите прочитать в журнале Нашли ошибку в журнале? Пожаловаться Нашли ошибку на этой странице? Опросы издательства. Получить подарки Конкурсы издательства. Предложить сотрудничество Реклама Опубликовать свою статью в журнале Партнеры. Зарегистрировано в Роскомнадзоре Технические вопросы: support glavkniga. Нашли ошибку на сайте? Отправьте описание найденной ошибки, и мы оперативно исправим её.

Ваш e-mail. Мы постараемся исправить найденную вами ошибку в ближайшее время. Если вы уже подписаны на журнал, авторизуйтесь или активируйте код доступа с карты подписчика. Если хотите оформить подписку, заполните заявку. Пожалуйста, введите корректный электронный адрес. Извините, неверный email или пароль. Невозможно завершить сессию, открытую на первом устройстве.

Запомнить логин. Восстановить пароль. Подписаться на новостную рассылку. Пользователь с таким логином и паролем уже вошел на сайт. Осуществить новый вход? Задавать вопросы и отвечать на них могут только зарегистрированные пользователи Авторизуйтесь или Зарегистрируйтесь.

Хотите продолжить чтение? Подтверждение пробного доступа. СМС с кодом отправлено на ваш номер телефона. Пробный доступ получен! На ваш email отправлено письмо. Для активации доступа, перейдите по ссылке из письма. Прислать новый код. Журнал и сервисы для бухгалтеров Подписаться на журнал Получить демодоступ к журналу Задать вопрос специалисту Связаться с нами. Войти на сайт Ввести код доступа. Подписаться на журнал Получить демодоступ к журналу Задать вопрос специалисту. Консультации Новости Форумы Формы Калькуляторы.

Статьи Справочники Семинары Календари Тесты.

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы.

Полезно знать: на практике отсчет срока хранения дел начинается с 1 января актуального года. Также согласно на постоянной основе сохраняются в архиве документы:. Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством.

В случае необходимости на одну единицу хранения дело с личными карточками может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко.

Из книги вы узнаете, как оформить увольнение в связи с утратой доверия, если срок трудового договора заканчивается. Подробно рассмотрим, когда можно уволить сотрудника на больничном, как уволить работника за несоответствие профстандарту. Разберем, как оформить увольнение работника-инвалида, как оформить досрочное увольнение по сокращению.

На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации. При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Личная карточка содержит персональные данные сотрудника дата и место рождения, образование, место жительства и т. Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в , одобренных При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно введения к Правилам, одобренным. Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Статья о поможет вам не допускать ошибок в работе.

Положении об архиве. Также отметим, что личные карточки относятся к той категории дел, для которых п. Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года не более листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет производится деление личных карточек на тома.

Также возможны варианты отдельного формирования карточек по каждой форме — в каждое отдельное дело. Таким образом, можно сказать, законодательством не установлен определенный порядок хранения личных дел уволенных сотрудников. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов и Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля г.

Данный документ заполняется на всех работников: основных и совместителей, временных и сезонных, кроме работников, трудящихся по гражданско-правовым договорам. Карточка считается основным документом по учету личного состава. Личная карточка открывается с момента начала трудовой деятельности работника при приеме на работу до его увольнения. Если работник потерял трудовую книжку, то ее данные можно восстановить лишь на основании личной карточки, в которой указывается трудовой стаж работника.

Кто ведет личные карточки? Форма Т-2 оформляется сотрудниками кадровой службы на основании приказа или распоряжения руководителя о приеме на работу. Где хранить личные карточки? Они хранятся в шкаф. Шкаф закрывают на ключ для исключения свободного доступа посторонних лиц и работников к этим документам. Как располагаются личные карточки? Они распределяются по структурным подразделениям, внутри каждого — пофамильно по алфавиту до третьей буквы при помощи разделителей. При увольнении работника личные карточки изымаются из списка работающих и хранятся отдельно, распределившись по годам увольнения, а внутри каждого года — по алфавиту.

Сроки хранения личных карточек на уволенных работников: в кадровой службе — 1 год возможно до трех лет. Помимо этих данных, личная карточка содержит сведения, которые заполняются на основании информации, предоставленной самим работником.

Личная карточка Т-2 бланк скачать. Заполнение личной карточки инструкция Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть. Скорее в отпуск!

Пусть сотрудник проставит в заполненных документах свою подпись и дату заполнения. Приклейте фотографию сотрудника на первую страницу личного листка по учету кадров. Сделайте копии паспорта страниц с фотографией, с пропиской, с отметками о семейном положении , документов об образовании сотрудника, поместите их в личное дело. Прикрепите туда также характеристики, рекомендации, резюме сотрудника, заявление о приеме на работу. Если в организации трудовые договора и кадровые приказы хранятся отдельно, то сделайте и поместите в личное дело их копии.

Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу. При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: — каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером.

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Такой порядок следует из пунктов 3. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления п. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона скоросшиватель или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Срок хранения подобного дела-досье исчисляется не с даты договора или дополнительного соглашения, а с года, следующего за годом завершения сделки и создания последнего документа, сформированного в данное дело-досье например, акта о приемке работ и платежного поручения.

Принцип здесь такой: все документы, подтверждающие законность договорной деятельности организации, должны храниться вместе и должны быть представлены в течение установленного нормативного срока хранения. Кроме того, договоры о приобретении основных средств и расчетные документы, подтверждающие законность приобретения, являются активом организации, который она сохраняет.

Вы хотите сдать договоры в архив или все-таки хранить на месте, но в большем порядке? Если в архив как я поняла из названия темы , то бОльшая часть договоров хранится 5 лет после окончания срока действия, а в архив сдаются дела длительного и постоянного хранения. То есть не надо сдавать в архив ВСЕ недействующие договоры. Соответственно и описи делать не надо. Надежда писал а : К некоторым договорам имеются приложения, я их подшиваю к договору, даже если год приложения другой.

Правильно ли я делаю? Приложения являются неотъемлемой частью договора. И доп. Надежда писал а : Подскажите как мне правильно хранить договоры за прошлые года? Нужно ли действующие отдельно откладывать? Нет общепринятых правил, как хранить договоры. Это решение исключительно того, кто ими пользуется. Как удобно — так и хранить. Как хранить документы в кадровой службе Документы обязательные для хранения Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности п.

Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу. Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа г.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены абз. Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет.

При этом, трудовые договоры уволенных сотрудников целесообразно хранить отдельно от приказов по личному составу. Вопрос формирования архивного дела можно согласовать с Вашим республиканским или территориальным архивным управлением. Подробнее в материалах Системы:. Формирование личного дела Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров если такого подразделения нет — руководителем организации. Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все.

Как быть с документами, сроки хранения которых истекли? Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли. На такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п. Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте.

Сама квитанция будет приложением к нему. Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. Это позволит уточнить или разработать заново классификатор для предварительного рассмотрения документов, которым пользуется служба делопроизводства при предварительном рассмотрении поступающих документов, в части маршрутизации документопотоков договоров и документов по их исполнению, в том числе и в СЭД или иной информационной или расчетной системе;.

Архив трудовых книжек

Вопрос: В организации нет архива. Где хранить невостребованные трудовые книжки и нужна ли отметка о невостребованности и месте хранении в Книге учета движения трудовых книжек? При увольнении работнику выдается трудовая книжка , в которой внесена запись о прекращении трудового договора.

Невостребованные трудовые книжки Трудовое законодательство неумолимо: в день увольнения работнику выдается расчет и лично в руки и под расписку — трудовая книжка. В оставшийся один процент попадают работники умершие либо просто безответственные, которые в один прекрасный день решили бросить работу, а процедура увольнения им не интересна. Так в отделе кадров появляются невостребованные трудовые книжки, то есть книжки людей, в этой компании не работающих. Что с ними делать и как хранить, рассказывается в статье. А бывает и так, что при создании архива по личному составу обнаруживается сразу несколько забытых когда-то кем-то.

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов. Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье. На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив.

Пошаговые фото- и видеоинструкции подскажут как подшить документы нитками и заверить их. Приведены несколько вариантов: на уголок, в 2, 3 и 4 дырки.  В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу.

Полезно знать: на практике отсчет срока хранения дел начинается с 1 января актуального года. Также согласно на постоянной основе сохраняются в архиве документы:. Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством.

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Артемий

    Тарас підскажіть штрафи пдр в виконавчі службі по строку давності списують?

  2. Валентина

    Все эти ваши адвокаты хуяты проституция с конституцией и прочая пиздота!

  3. gripmulze80

    Наверное выход один , забирать семьи свои и валить от сюда , куда?

© 2018-2021 restoran-lesnoy.ru